ขอคำแนะนำหน่อยนะคะ ว่าเราผิดมั้ย
มีเพื่อนร่วมงานเป็นชาวต่างชาติ แต่อยู่คนละแผนก ให้ชื่อว่าริคนะคะ อาทิตย์ที่แล้วริคกลับไปประเทศเค้า และมีสัญญาที่เค้าจะต้องส่งกลับไปให้ลูกค้าอีกประเทศหนึ่ง เจ้านายส่งเมล์หาเค้า พร้อมทั้ง cc เราด้วย และบอกกับริว่า ก่อนเค้าส่งสัญญาให้ประชุมกันก่อนที่จะส่ง เพราะจะให้เราดูเรื่องภาษีต่างๆ ในประเทศ ว่า ok มั้ย...พอเค้ากลับมาได้ประมาณ 4-5 วัน ริคก็ scan สัญญาส่งไปให้ลูกค้า..เราก็เลย forward email ที่เจ้านายส่งหาเรากับเค้าว่า " ริค คุณได้อ่านอีเมล์อันนี้มั้ย ที่เจ้านายบอกว่า ต้องประชุมกันก่อนที่คุณจะส่งไป ฉันเห็นคุณส่งสัญญาไปแล้ว" ริค ตอบกลับมาว่า ให้เราส่งสัญญาให้เค้าดู...วันนี้ตอนเช้า เราถามริค ที่คุณบอกว่าให้เราส่งสัญญาให้ดู เราไม่มีสัญญาหรอกนะ เค้าต่อว่าเรา เสียงดังมาก ว่าทุกครั้งที่เค้าทำงาน เราจะเป็นอย่างนี้ทุกครั้ง ทำไมไม่เตือนเค้าก่อน เราก็โกรธซิ บอกริคว่า ไม่ใช่ความรับผิดชอบของฉันที่ฉันจะต้องเตือนคุณ คุณมีหน้าที่อ่านเมล์ ที่เจ้านายส่งมาหาคุณ...ก็เลยรู้สึกไม่ดี ว่าตกลงเราผิดหรือ? ถ้าเป็นเพื่อนๆ จะทำยังไงคะ

ผมคิดว่า เขาผิด เพราะไม่คุยกับพี่ก่อนส่งงาน ทั้งที่เจ้านายของพี่ก็แจ้งให้ทราบก่อนแล้ว

ขอแนะนำวิธีแก้ไขทั้งระหว่างคุณกับเพื่อนร่วมงาน และเพื่อประโยชน์ของบริษัทค่ะ (อันนี้สำคัญมากๆกว่าหาว่าใครผิดค่ะ)

ไม่แน่ใจว่าตอนริคส่งสัญญาไปให้ลูกค้า ได้ cc.คุณมั้ย ยังไงคุณต้องขอสัญญานั้นมาเดี๋ยวนี้ รีวิวเดี๋ยวนี้ว่ามีอะไรผิดพลาดที่จะเกิดผลเสียหายกับบริษัทหรือเปล่า

จากนั้นไม่ว่าจะมีหรือไม่มีข้อผิดพลาด คุณก็ควร forward จดหมายที่คุณตอบริค (ที่มีข้อความที่ว่าคุณเตือนเค้าแล้ว) ไปถึงริคอีกครั้ง และ cc. หัวหน้าคนเดิม และรายงานว่า "เสียดายที่คุณไม่ได้รีวิวสัญญาก่อนที่มันจะถูกส่งให้ลูกค้า อย่างไรก็ตาม วันนี้ดิฉันได้ทำการรีวิวสัญญาแล้วเพื่อให้แน่ใจว่าบริษัทจะไม่ได้รับความเสียหาย และโชคดีที่พบว่าไม่มีข้อผิดพลาด (หรือ พบข้อผิดพลาดที่ต้องได้รับการแก้ไขอย่างด่วนดังนี้..(ก็ว่าไป)..) แต่เพื่อป้องกันความเสียหายจากข้อผิดพลาดในสัญญาที่อาจจะเกิดขึ้นได้ในอนาคต ขอให้ตกลงกันตรงนี้ว่าเอกสารสัญญาทุกฉบับจะถูกส่งให้ดิฉันเพื่อรีวิวรายละเอียดเกี่ยวกับ local requirements ก่อนที่จะส่งให้ลูกค้าในทุกกรณี ถ้ามีตรงไหนที่ดิฉันไม่ชัดเจนหรือมีข้อสงสัยอะไร กรุณาสอบถามดิฉันได้ตลอดเวลา ขอบคุณค่ะ"

ไม่ต้องเอ่ยชื่อริคว่าเค้าเป็นคนทำ พยายามพูดถึงแต่เนื้อความน่ะค่ะ ชี้แจงแบบนี้ต้อง cc. หัวหน้านะคะ ไม่ใช่การหักหน้าแต่ต้องรายงานเพราะเราทำเพื่อบริษัทจริงๆ ทั้งแก้ไขข้อผิดพลาดปัจจุบัน และป้องกันในอนาคต ไม่ได้ชี้นิ้วว่าใครผิดใครถูกค่ะ (แม้จะรู้อยู่ในใจ) และถ้าเรามีข้อสันนิษฐานว่าทุกคนมีเจตนาดี (เช่น ริคอาจจะลืม ริคคิดว่ามันทำให้งานเดินเร็วกว่าโดยลืมเรื่องความเสี่ยงไป ฯลฯ) จะทำให้เราจัดการสถานะการณ์ต่างออกไปกว่าการไปสมมติว่าเค้าตั้งใจทำเพราะมีวัตถุประสงค์อื่นแอบแฝงน่ะค่ะ

ขอบคุณมากๆ นะคะ ตอนนี้เอาสัญญามารีวิวอยู่คะ ริคคิดว่าพี่ไปหักหน้าเค้าคะ. แต่ตอนพี่ส่งเมล์หาริค
ไม่ได้ cc เจ้านายคะ. แต่ริคเองนะแหละตอบเมล์กลับโดย ccเจ้านาย ริคก็เลยโดนเจ้านานตำหนิ
แล้วก็มาโมโหพี่คะ. ยังไงก็ขอบคุณมากนะคะ จะได้แก้ปัญหาได้คะ